Три самых распространённых случая, когда сотрудник не вышел на работу по уважительной причине:

  1. Сдавал кровь;
  2. Вызывали на военные сборы;
  3. Вызывали в суд           

    Компания обязана за таким сотрудником сохранять средний заработок. А иногда предоставить дополнительные дни отдыха.

     Работник-донор    

Закон предоставляет донорам гарантии , а именно возможность не работать в те дни, когда сотрудник проходил обязательный в этом случае медосмотр и сдавал кровь. И дополнительный оплачиваемый выходной ( ст. 186 Трудового кодекса РФ).

Какие документы подтвердят, что сотрудник отсутствовал на работе   

Сотруднику нужно написать заявление с просьбой освободить его  от работы во время прохождения медосмотра и сдачи крови. На основании заявления руководитель организации издает приказ или распоряжение об освобождении от работы (форма произвольная).

 - После медосмотра и сдачи крови  сотрудник должен предоставить справку по форме 402/у (если работник прошёл медосмотр и сдал кровь в один день) – она подтверждает, почему сотрудник отсутствовал на работе.

 - Если работник прошёл медосмотр и сдал кровь в разные дни, то медицинское учреждение даст 2 справки – по форме 401/у (в день прохождения медосмотра) и по форме 402/у (в день сдачи крови).

 - Если работник по результатам обследования не подошёл к сдаче крови, тогда он получит на руки лишь справку по форме 401/у.

Если необходимо, чтобы в этот день сотрудник присутствовал на работе, то понадобиться его письменное согласие. А человек получит право на другой день отдыха взамен отработанного. Чтобы воспользоваться этим днём, человек должен написать заявление. На основании документа руководитель компании издает соответствующий приказ (форма произвольная).

В день сдачи крови нельзя привлекать к работе тех, кто трудится во вредных (опасных) условиях и на тяжёлых работах.

Как оплатить выходные донора

День, когда донор сдавал кровь, компания обязана оплатить исходя из среднего заработка. А вот оплачивать день медицинского обследования, если он совпадал со сдачей крови, работодатель не должен. Но если все же компания решит такие дни оплачивать, то это надо закрепить в локальном документе (коллективном договоре, приказе директора).

Если же донор вышел на работу в день сдачи крови или медосмотра, то его следует оплатить в обычном порядке, как рабочий день.

Гарантия, которая есть у донора – дополнительный оплачиваемый день отдыха после сдачи крови. Воспользоваться этим правом донор может как сразу, так и позже, но только в течение года. Такой дополнительный день отдыха оплачивается исходя из среднего заработка.

Не предоставлять сотруднику дополнительный день запрещено.  Даже если работодатель нарушит это правило, донор может проигнорировать требование. Самовольный выходной не будет считаться прогулом (п. 39 постановления Верховного суда РФ от 17 марта 2004г. №2).

Если сотрудник сдал кровь в выходной или праздничный день либо во время оплачиваемого отпуска. Тогда ему положено два дополнительных дня отдыха. Компания обязана выплатить за оба этих дня средний заработок.

Налоги и страховые взносы

Страховые взносы, в том числе на травматизм, нужно начислять по общим правилам (письмо ФСС РФ от 17 ноября 2011г. № 14-03-11/08-13985). В ст. 9 №212-ФЗ от 24.07.2009г. и ст.20.2 №125-ФЗ от 24.07.1998г. – закрытые перечни выплат, на которые не нужно начислять взносы, про донорство там ничего не указано.

Схожая ситуация с НДФЛ. Средний заработок за дни донора – это компенсационная выплата, однако она не упомянута в ст.217 Налогового кодекса РФ. Значит, налог на доходы нужно удержать по общим правилам (письмо Минфина России от 06.07.2009г. № 03-04-05-01/530).

     Работника вызвали в военкомат

Возможны два случая:

- сотрудника вызывают в военкомат на медкомиссию, чтобы решить вопрос о призыве в армию;

- работнику нужно ехать на военные сборы

Всегда оправдательный документ – повестка из военкомата. Срок военных сборов не может превышать двух месяцев, их общая продолжительность за время пребывания гражданина в запасе не должна быть более 12 месяцев. Призыв на сборы возможен не чаще одного раза в три года.

Какие документы оформить

Повестка может быть вручена сотруднику по месту его проживания либо работы.  В первом случае сотрудник уведомит руководителя организации о призыве на военные сборы и передаст ему извещение, которое является отрезной частью повестки. Во втором случае организация обязана сообщить сотруднику о том, что его призывают на военные сборы. В такой ситуации работодатель оставляет извещение у себя, а саму повестку вручает сотруднику.

На основании извещения руководитель организации издает приказ в произвольной форме, которым освобождает сотрудника от работы на время мероприятий в военкомате.

Как оплатить работнику дни медосмотра или сборов

За те дни, пока сотрудник отсутствует, компания должна выплачивать ему средний заработок. Но в последствии эти затраты может возместить государство на основании норм Федерального закона от 28.03.1998г. № 53-ФЗ. Для этого на официальном бланке в военкомат подают заявление, указав все расходы и банковские реквизиты компании, приложив заверенные копии подтверждающих документов.

Налоги и страховые взносы

Выплаты работнику во время медосмотра в военкомате или сборов – обычные расходы на оплату труда (п. 6 ст. 255 Налогового кодекса РФ).

С суммы среднего заработка удерживается НДФЛ, на нее начисляются страховые взносы (письма Минфина России от 10.11.2009г. № 03-04-05-02/13 и ФСС РФ от 17.11.2011г. № 14-03-11/08-13985).

     Сотруднику нужно явиться в налоговую инспекцию или суд

Инспекторы вправе вызвать работников компании в качестве свидетелей на основании уведомления (подп. 12 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса РФ).  Также, сотрудник может получить повестку в суд. Руководителю нужно оформить приказ, освобождающий человека от работы.

Порядок оплаты неотработанных дней зависит от  того, в какое ведомство и для чего вызвали работника. Оплачивать время, когда сотрудник находился в ИФНС, компания должна за свой счёт в размере среднего заработка (постановление Правительства РФ от 16.03.1999г. № 298). Средний заработок можно учесть в составе налоговых расходов на оплату труда. Также необходимо удержать с выплаты НДФЛ и начислить страховые взносы.

Работник участвует в гражданском или арбитражном суде

Если сотрудник вызван в качестве свидетеля или заседателя по арбитражному делу либо свидетелем или народным заседателем на гражданский процесс, то расходы на выплату среднего заработка ложатся на работодателя (п. 2 ст. 11 №70-ФЗ от 02.01.2000г., п. 2 ст. 95 Гражданского процессуального кодекса РФ). Организация может  компенсировать деньги, выплаченные свидетелю по гражданскому делу из государственных средств, если сотрудника вызвал сам судья. Средний заработок можно учесть в составе расходов на оплату труда. Необходимо удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы.

Работник участвует в уголовном процессе или его вызвали в суд по административному делу

Если сотрудника вызвали в суд, к следователю (дознавателю, в прокуратуру) по уголовному делу. Компания должна сохранить за сотрудником только рабочее место (ст. 170 Трудового кодекса РФ). Денежная компенсация в размере неполученной зарплаты будет выплачена ему из федерального бюджета (подп. 2 п. 2 ст. 131 Уголовно-процессуального кодекса РФ), минуя работодателя. Компания расходов не несет и зарплату за такие дни рассчитывать не нужно.

 

 ←Обратно к списку