Электронной трудовой книжкой называют сведения о трудовой деятельности физических лиц, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. Электронная книжка уже ведется на каждое трудоустроенное лицо в обязательном порядке независимо от наличия трудовой на бумаге. Именно с этой целью работодатели, начиная с 2020 года, а большинство с января 2021 года подают в Пенсионный фонд отчеты по форме СЗВ-ТД. Перечень информации, входящей в электронную трудовую, регламентирован ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ и п. 2.4 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «О персонифицированном учете». Он включает сведения: о работнике (ФИО, СНИЛС и т. д.); о месте работы; о трудовой функции; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора; о другой информации, предусмотренной законодательством.

Форма СЗВ-ТД подается на следующий рабочий день после приема или увольнения работника, а также ежемесячно, если были иные движения по кадрам. За нарушения порядка подачи этих отчетов предусмотрены высокие штрафы – это обеспечивает определенную гарантию того, что работодатель не будет уклоняться от официального оформления сотрудника на работу. 

Ответим на самые часто задаваемые вопросы и дадим небольшое руководство для кадровых работников. 

1.     Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если работник не подаст никакого заявления до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Для кадровых работников конечно легче вести только электронную трудовую книжку, без необходимости ведения бумажной и освобождение от «двойной работы». Но учитывая, что право выбора остаётся за работниками, рекомендовать что лучше и тем более принуждать не могут.

2.     В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

3.     В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

Если с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности граждан работодатели должны были представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа (если в истекшем месяце происходили кадровые изменения), то с 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения. В тоже время общий срок до 15-го числа сохраняется.

4.     Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

По словам представителей пенсионного фонда информационная система ПФР аттестована  как система учёта и обработки персональных данных высокого уровня и соответствует всем требованиям в области защиты информации. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

5.     Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР по электронным каналам связи.

6.     Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

работодателю (по последнему месту работы);
в территориальном органе Пенсионного фонда России;
в многофункциональном центре (МФЦ).
7.     В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки идентичны. За исключением того, что сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена.

8.     Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

9.     При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

10.    Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке, если ранее написано заявление о выборе электронного варианта?

Если подано заявление о выборе электронной формы внесения сведений о трудовой деятельности, то бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки, далее информация предоставляется только в электронном виде. Возврат к ведению трудовой книжки на бумаге в этом случае не предусмотрен.

 11.  Что делать, если работодатель указал неправильную информацию в электронной трудовой книжке?

 Следует обратиться с письменным заявлением к работодателю, который обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в Пенсионный фонд Российской Федерации.

12. Если работник решил сохранить бумажную трудовую, а потом поменял работу, нужно ли ему писать новому работодателю ещё одно заявление о сохранении трудовой книжки?

Нет, не нужно. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. 

 Краткое руководство для работодателей на 2021 год

1. К январю 2021 года работодатели должны были:

- принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

- подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;

- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

- уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

2. Действующим законодательством не предусмотрена специальная норма, регулирующая сроки выдачи трудовой книжки в случае подачи работником заявления на предоставление сведений о трудовой деятельности.

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности для выдачи трудовой книжки допустимо применение части 1 статьи 62 ТК РФ, согласно которой по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

3. Запись в трудовую книжку о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде делается в следующем порядке.

Минтруд рекомендует вносить запись в том же порядке, как и при увольнении.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника.

При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:

В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.

В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца и года.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учёта движения трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Заявление о выбранном способе подается работником только после выдачи работодателем уведомления.

4. После сокращения для выплаты пособия за второй и последующий месяцы бывший работник предоставлял трудовую книжку без записи о трудоустройстве. Как бывший работник, в связи с переходом на ЭТК, будет подтверждать свой статус безработного, если он может устроиться на работу без записи в трудовой книжке, оформив её электронно?

Увольняемому в связи с сокращением работнику работодатель должен выплатить:

- выходное пособие в размере среднего месячного заработка;

- средний заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачётом выходного пособия);

- средний заработок за третий месяц при представлении работником справки из службы занятости, подтверждающей, что он в течение двух недель после увольнения обратился туда и не был трудоустроен.

Для получения сохранённого среднего заработка (выходного пособия за второй месяц) требуется подтверждение, что вы не трудоустроены. В этом случае вы должны представить работодателю соответствующее письменно оформленное заявление и трудовую книжку, в которой отсутствует запись о трудоустройстве.

В случае представления решения службы занятости о сохранении среднего заработка за третий месяц у работодателя возникает обязанность выплатить вам этот заработок. Выплата среднего заработка за третий месяц производится только при условии, что вы встали на учёт в службу занятости в течение двух недель с момента увольнения.

В случае отказа работника от ведения трудовой книжки в бумажном формате в данном случае работник должен представить сведения о трудовой деятельности.

Формы и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.

Что делать в 2021 году

1. Сдавать отчет СЗВ-ТД в новые сроки.

2. Выдать трудовые книжки тем, кто отказался от их ведения.

3. Продолжить вести бумажные трудовые тем, кто не отказался от них.

4. Выдавать сведения о трудовой деятельности.

 ←Обратно к списку